Урок 14. Microsoft Excel 2000. Ввод данных в ячейку

Excel 2000 может работать со следующими типами данных:

Текст. Произвольный набор символов
Число. Используются только числа, знак десятичной запятой и экспоненциальное представление числа – очень большие и очень малые числа.
Формула. Выражение, начинающееся со знака = и содержащее числа, знаки математических действий, различные стандартные функции, встроенные в Excel 2000.
Данные специальных форматов. Значения даты и времени.

Ввод текста

Чтобы ввести текст, нужно поместить курсор в ячейку таблицы и начать вводить. При вводе текст отображается как в ячейке, так и в строке формул. После нажатия клавиши Enter курсор перемещается вниз на одну ячейку. После нажатия клавиши Esc в любой момент ввода текста в ячейку Excel удаляет введенный текст и восстанавливает предыдущее содержимое ячейки.

Если длинна введенного текста превышает ширину ячейки, возможны два варианта, в зависимости от содержимого соседней ячейки справа:

Если соседняя ячейка пуста, то текст выходит за границы ячейки
Если соседняя ячейка содержит данные, Excel урезает отображение содержимого ячейки, показывая только текст соответствующий ширине ячейки. Однако при этом невидимые данные не удаляются, а как бы «прячутся» под соседней справа ячейкой. Но полностью их можно увидеть в строке формул.

Чтобы избежать этого, можно расширить столбец, содержать ячейку или вызвать контекстное меню на этой ячейке и на вкладке «Выравнивание» установить флажок «Переносить по словам», тогда можно расширить высоту строки и весть текст распределиться в границах ячейки.

Иногда нужно вводить текст «похожий» на число, например почтовый индекс или номер телефона, а Excel воспринимает эти данные как число и может, например, округлить его, или записать в экспоненциальной форме ИНН или банковский счет. Чтобы вводимые числа воспринимались Excel как текст, нужно перед вводом числа поставить знак (') – апостроф.

Ввод числа

Excel распознает все возможные числовые значения: положительные и отрицательные числа, числа с десятичными точками, со знаками процентов, денежными знаками и числа в экспоненциальном представлении. Но если вы введете хотя бы один знак, относящийся к тексту, то ваше число перестанет быть числом, а станет текстом. Например, если вы пишите цену, и записываете «120,50руб», то это считается текстом и никакие математические действия над этой ячейкой производиться не могут.

Ввод формул

Именно формулы отличают Excel от обычного текстового редактора, именно они превращают электронные таблицы в мощный инструмент финансовой и бухгалтерской деятельности.

Формула – это математическое выражение, позволяющее вычислить результат. Формула может включать арифметические операторы (+, -, *, /), цифры и адреса ячеек и имена диапазонов.

При работе с калькулятором вы обычно вводите формулу, а затем знак равенства, чтобы получить результат. Все формулы в Excel начинаются со знака равенства. Например, =4*3-3 - это запись в ячейке представляет собой формулу (* - умножение). Когда вы вводите формулу, а затем нажимаете клавишу Enter, или переходите в другую ячейку с помощью клавиш управления курсором, в ячейке появляется не сама формула, а ее результат, саму формулу можно видеть или редактировать в строке формул:

Основные арифметические операторы
оператор	пример	Описание
^	=3^2	Возведение 3 во 2-ю степень
/	=3/3	Деление 3 на 3
*	=3*3	Умножение 3 на 3
-	=3-1	Вычитание 1 из 3
+	=3+3	Сложение 3 с 3
()	=(4+2)/3	Деление на 3 суммы 4 и 1

Помимо чисел в формулах можно использовать адреса ячеек, содержащих числа или результаты вычислений других формул. Например, =А1+В2 - формула, вычисляющая сумму чисел, содержащихся в ячейках А1 и В2, запись =С3+5 - сложение числа в ячейке С3 с числом 5.

Копирование содержимого ячеек

Для копирования формул пользуются буфером обмена, так же как и в таблицах в Word. Только в Excel для однократного копирования можно выделить блок ячеек, нажать кнопку «Копировать», затем поставить рамку выделения на левую верхнюю ячейку того блока ячеек, в который нужно вставить скопированные данные и нажать клавишу Enter

Как только вы скопировали или вырезали ячейку или блок выделенных ячеек, они обрамляются «движущейся границей», что означает, что копирование выполнено. При копировании текста или чисел никаких проблем не возникает, а вот при копировании формул, значения в скопированных формулах меняются, если они содержат адреса ячеек. Дело в том, что при копировании формулы, содержащей адреса ячеек, Excel преобразует их, если это адреса относительные. Например, предположим, что вы ввели в ячейку А1 следующую формулу:

=А2+А3

Относительный адрес ссылается на ячейку относительно ячейки, содержащей формулу.

Приведенная выше формула содержит два адреса – А2 и А3. Эти адреса относительные, поскольку они изменяться, если вы скопируете эту формулу куда-либо. Если вы скопируете формулу в ячейку В5, например, эта ячейка будет содержать следующее:

= В6+В7

Так как новая ячейка, содержащая формулу, отличается от исходной, тем, что номер ее столбца увеличился на единицу: с А на В, а номер строки увеличился с 1 на 5, то и у зависимых ячеек адреса меняются аналогично. Оригинальные относительные адреса при копировании преобразованы таким образом, чтобы соответствовать местоположению скопированной формулы.

Абсолютным называется адрес, не изменяющийся при копировании формулы. Абсолютный адрес всегда предваряется знаком доллара ($). Например, адрес $В$5 является абсолютным. Если бы ячейка А1 содержала формулу

=$A2+A$3

то при копировании, ее в ячейку В5, получилась бы следующая формула

=$A6+B$3

так как фиксированные знаком $ адреса не изменились, а не фиксированные увеличились соответственно увеличению номеров ячеек, содержащих исходную и копированную формулу.

А если поставить знаки $ перед двумя номерами, например $A$2 ,то куда бы ни скопировали эту ячейку, адреса ее зависимых ячеек не изменяться.

оглавление

Используются технологии uCoz